Hyperautomation: Warum kein Weg an diesem Trend vorbeiführt

Effizienter, schneller, agiler: Unternehmen, die an die Spitze kommen, respektive sich dort halten wollen, müssen sich beständig weiterentwickeln, um in zunehmend komplexen Märkten mit immer höherer Dynamik zu bestehen. Eine Antwort auf das „Wie?“ ist sicher Hyperautomation, oder zu Deutsch Hyperautomatisierung – ein Strategie-Konzept, welches der US-amerikanische Marktforschungsriese Gartner bereits im Jahr 2021 als einen der neun wichtigsten Tech-Trends rankte.

Was genau hinter diesem Thema steckt, wie Ihr Unternehmen von den Vorteilen der intelligenten Automatisierung komplexer Prozessketten profitieren kann und was es bei der Wahl der entsprechenden Tools zu beachten gibt, erfahren Sie in diesem Artikel.

Statt um eine technologische Einzellösung, handelt es sich bei Hyperautomation um ein ganzheitliches Strategie-Konzept. Die Idee dahinter ist denkbar simpel: Alles, was in einer Organisation automatisiert werden kann, wird automatisiert – und in diesem Zuge auch optimiert. Das Ergebnis: Schnellere, präzisere Prozesse verbessern die Performance, und erhöhen somit die Wettbewerbsfähigkeit. Bewerkstelligt wird dies unter Zuhilfenahme intelligenter Technologien und Automatisierungs-Tools aus Bereichen wie maschinelles Lernen (ML), Robotic Process Automation (RPA), Workflow Management Systems (WMS) und künstliche Intelligenz (KI).

Die ähnlich klingenden Begriffe Hyperautomatisierung und Automatisierung sind nicht gleichzusetzen – Hyperautomation baut auf die „normale“ Automatisierung auf. Denn während Automatisierung sich etwa im Zuge von Robotic Process Automation darum kümmert, repetitive Einzelaufgaben in automatisierte Abläufe frei von manuellen Schritten zu wandeln, greift Hyperautomation weiter. Hier wird in kompletten Prozessketten gedacht: Der Fokus liegt dabei darauf, verschiedene, intelligente Automatisierungs-Tools möglichst clever zu kombinieren, um Automatisierungs-Potenziale übergreifend aufzudecken, einzuordnen und umzusetzen. Automatisierung ist demnach als Teilbereich von Hyperautomatisierung anzusehen.

Wo einzelne technologische Möglichkeiten an ihre Grenzen stoßen, hebt Hyperautomatisierung durch ihre intelligente Verknüpfung die Prozess-Automatisierung auf das nächste Level. Zu den wichtigsten Teilbereichen an Automatisierungs-Technologien, die durch Hyperautomation smart verknüpft werden, zählen dabei

• Maschinelles Lernen: ML-Tools sind in der Lage, Muster auszumachen und verschiedene Erkenntnisse aus der Analyse von Daten in Zusammenhang zu bringen – selbst dann, wenn ein großer, unstrukturierter Datensatz vorliegt. So lassen sich beispielsweise auch Freitext-Dokumente oder Sprachdateien automatisiert bearbeiten. Weil die zugrundeliegenden Algorithmen selbst lernen, sind sie fähig, aus den Ergebnissen zu schlussfolgern, Prognosen abzugeben und komplexe Entscheidungen auch über Wenn-Dann-Fälle hinaus eigenständig zu treffen.
• Robotic Process Automation: RPA kann sein Potenzial vor allem bei repetitiven, klar strukturierten Tasks entfalten. Software-Bots erledigen dabei in perfekter Imitation der menschlichen Vorgehensweise, samt Login und Nutzung von Tools, digitale Tätigkeiten, die zuvor manuell durchgeführt werden mussten – wie etwa Informationen aus Dokumenten zu filtern, Formulare auszufüllen oder Datensätze zu ordnen und abzulegen.
• Process Mining: Nur, wer den Überblick über sämtliche Workflows und Prozesse hat, ist in der Lage, diese zum einen zu verbessern und zum anderen optimiert zu kombinieren. Dabei unterstützt Process Mining, indem es digitale Abläufe und deren Zusammenhänge anhand von Datenspuren transparent aufbereitet – und somit die Grundlage für die Prozessoptimierung legt.
• Intelligent Business Process Management (iBPM)/Workflow Management Systems: iBPM-Software steuert automatisierte Teilprozesse, damit sich ein geschmeidiges Gefüge ergibt, in welchem automatisierte Workflows perfekt ineinandergreifen. Einzelne Workflows wiederum obliegen einem Workflow Management System: Dieses überwacht und administriert die jeweiligen Abläufe, und steuert Vorgänge, wenn beispielsweise Mitarbeiter Entscheidungen absegnen oder andere Programme aus der RPA hinzugezogen werden müssen.
• Künstliche Intelligenz: KI ist ein zentraler Bestandteil von Hyperautomation und spielt eine entscheidende Rolle. Mit ihrer Hilfe wird die Analyse großer Datenmengen, die Vorhersage zukünftiger Ereignisse und die Automatisierung von Entscheidungsprozessen ermöglicht. Durch maschinelles Lernen und intelligente Algorithmen kann künstliche Intelligenz Muster und Zusammenhänge in Daten erkennen, um fundierte Entscheidungen zu treffen und menschliche Arbeitslasten zu reduzieren. Die Integration von KI in Hyperautomation ermöglicht es Unternehmen, Prozesse zu optimieren, die Effizienz zu steigern und die Qualität von Dienstleistungen zu verbessern.
• Business Process Model and Notation (BPMN): BPMN ist eine standardisierte grafische Notation zur Darstellung von Geschäftsprozessen, die der Modellierung, Analyse und Automatisierung von Prozessen dient. Sie ermöglicht eine einheitliche und visuelle Beschreibung von Prozessen, die die Grundlage für die Identifizierung von Optimierungspotenzialen und die Planung von Automatisierungsmaßnahmen bildet. Durch Integration mit Automatisierungstechnologien wie RPA und KI können Geschäftsprozesse effizienter automatisiert und optimiert werden.

Im Zusammenspiel der einzelnen Teilprozesse erreicht Hyperautomation ein erstaunlich hohes Performanceniveau, weshalb mittlerweile viele unterschiedliche Organisationsformen und Branchen auf den Zukunftstrend setzen. Dazu gehören neben dem öffentlichen Sektor, Logistik oder den Biowissenschaften etwa die Branchen

• Gesundheitswesen: In der Patientenakte sollen neue Untersuchungsergebnisse eingetragen oder dieses dem behandelnden Fachpersonal zur Verfügung gestellt werden, Arzneimittel müssen nachbestellt oder grundsätzlich beschafft und in diesem Zuge Angebote eingeholt und Preise verglichen werden. Das Personal vom Pfleger bis zum Chefarzt muss eingeteilt und Compliance-Vorgaben müssen eingehalten werden – Gesundheitsorganisationen wie Krankenhäuser, Kliniken oder Reha-Einrichtungen bergen in ihren wiederkehrenden Abläufen enorme Automatisierungsmöglichkeiten, die sich mittels Hyperautomation effizient zusammenführen lassen.
• Versicherungswesen: Um wettbewerbsfähig zu bleiben, gilt es für Organisationen im Versicherungswesen, manuelle Prozesse so umfassend wie möglich zu automatisieren. Ansatzpunkte gibt es hierfür zahlreiche: intelligente Chatbots in der Kundenkommunikation, smarte Datenanalyse im Underwriting, Workflow Management für Anspruchsprozesse oder etwa Automatisierungslösungen, um eingereichte Dokumente zügig zuzuordnen und in die entsprechenden Workflows einzuspeisen. Nur so kann es gelingen, bürokratische Anforderungen weiterhin zu erfüllen und trotz schmaleren Margen mit der Konkurrenz Schritt zu halten. Statt die Verbindung zu dem immer digital-affineren Klientel zu verlieren, befriedigt Hyperautomation Versicherungsnehmer mit glatten Prozessen in puncto Kommunikation und Geschwindigkeit.
• Finanzwesen: Immer größere Datenmengen müssen im Finanzwesen verwaltet werden. Gefragt sind hierfür hohes Tempo, eine möglichst geringe Fehlerquote sowie absolut verlässliche Prozesse – Anforderungen, für die Hyperautomation die Lösung ist. Das gilt für den
  • Bankensektor, beispielsweise, um ein Rund-um-die-Uhr-Onlinebanking-Service anbieten zu können, indem im Hintergrund intelligente Software die Prüfung von Transaktionen übernimmt,

gleichermaßen wie für

• • Finanzabteilungen von Organisationen, wenn es etwa darum geht, Belege zu prüfen oder Informationen aus PDF-Rechnungen auszulesen – mittels ML-Tools kann hier eine erstaunliche Menge Kapazitäten für die Mitarbeitenden generiert werden.
• Einzelhandel: Vom automatisierten Marketing über die passenden Social-Media-Kanäle bis hin zur biometrischen Gesichtserkennung von Kunden am Point-of-Sale – Hyperautomation ist mannigfaltig im Einzelhandel einsetzbar. Beispielsweise versetzt die KI-gestützte Marktanalyse Händler in die Lage, ihre Preise auf Basis von Auswertungen der Konkurrenz und Beschaffungssituation flexibel zu gestalten. Weiterhin können sie Kunden mittels Chatbot-System kommunikativ abholen und deren Feedback systematisch analysieren, um die Customer Experience zu optimieren.

Branchenübergreifend existieren darüber hinaus zahlreiche weitere Einsatzmöglichkeiten für Technologien der Hyperautomation. Dazu zählen aktuell etwa die Fertigung und das Supply-Chain-Management in Industrieunternehmen – die Ausdehnung in diverse weitere Geschäftsbereiche ist künftig zu erwarten. Es ist nur noch eine Frage der Zeit, bis Hyperautomation eine feste Konstante unseres täglichen Business darstellt – wer sich darauf frühzeitig einstellt, kann sich von der Konkurrenz absetzen.

Hyperautomation ist zum einen eine Frage von Budget und Know-how. Zum anderen ist ihre erfolgreiche Implementierung auch abhängig vom Geschick des Managements, den Roll-Out durchdacht zu planen und die Mitarbeitenden rechtzeitig und entsprechend feinfühlig ins Boot zu holen. Insgesamt rechnet sich jedoch auf lange Sicht die Investition, da einfache wie komplexe Geschäftsprozesse gewinnbringend rationalisiert werden. Folgende fünf entscheidende Vorteile der Hyperautomatisierung sprechen dafür, sich zeitnah und umfassend mit diesem Zukunftstrend zu befassen:

1. Schnell & effizient:

Zahlreiche, mitunter bis dato manuell anfallende Aufgaben können mithilfe von Hyperautomatisierung konsistent, präzise und rasch erledigt werden. Somit sinken Betriebskosten, was die Wettbewerbsfähigkeit erhöht. Zudem erzeugen intelligente Analysemethoden für fundierte Entscheidungsgrundlagen und geringeren Ressourceneinsatz im Berichtswesen.

2. Glatte Prozesslandschaft:

Weil durch Hyperautomatisierung veraltete Prozesse eliminiert oder deutlich verschlankt werden, und somit ein ganzheitliches Automatisierungsgefüge entsteht, greifen Workflows und Prozesse insgesamt besser ineinander. Dementsprechend einfacher gelingt es, diese zu überwachen und zu verwalten.

3. Motiviert & zufrieden:

Hyperautomatisierung ermöglicht es Mitarbeitenden, sich von eintönigen wiederkehrenden Aufgaben abzuwenden – der entstandene Freiraum steht nun für wertschöpfende Aufgaben zur Verfügung. Diese Möglichkeit, sich auf kreative und fordernde Tätigkeiten zu fokussieren, motiviert, und sorgt für mehr Wohlbefinden bei der Arbeit.

4. Glückliche Kunden:

Auf Kundenseite erzielt Hyperautomation durch eine verbesserte Kommunikation und eine optimierte Customer Experience ebenfalls eine erhöhte Zufriedenheit – Kunden werden loyaler, sind eher bereit, das Unternehmen weiterzuempfehlen und zudem höhere Preise zu akzeptieren.

5. Flexibel:

Hyperautomatisierung macht Prozesse komfortabel skalierbar, was Unternehmen deutlich agiler werden lässt – ein echter Pluspunkt in dynamischen Branchen, in denen das Tempo der Anpassungsfähigkeit entscheidender Faktor ist.

So erfolgsversprechend die Einführung von Hyperautomatisierung in betriebliche Prozesse sein kann: Hals über Kopf sollten Sie sich nicht auf diese durchaus herausfordernde Reise begeben. Bevor groß angelegte Umwälzungen unter dem Deckmantel der Hyperautomatisierung angegangen werden, ist es ratsam, sich im Kleinen – vielleicht im Rahmen eines Pilotprojektes – an das Thema heranzutasten, und Erfahrung mit den einzelnen Teilbereichen zu sammeln. Das auf diese Weise generierte Praxiswissen dient als wertvoller Baustein für wegweisende Entscheidungen hinsichtlich des strategischen Konzepts.

Vor der Wahl passender technologischer Lösungen gilt es zudem, sich einen Überblick über bestehende Prozesse zu verschaffen – Process Mining-Tools bieten sich in diesem Zuge bereits an, weshalb der Sprung ins kalte Wasser in gewisser Weise auch nicht ausbleibt. Liegt die Prozesslandschaft transparent vor, ist es klug, konkrete Bedürfnisse hinsichtlich der Optimierung dieser Prozesse aufzulisten. Denn Automatisierung darf nicht zum Selbstzweck verkommen: Bevor die technologische Lösung angestrebt wird, sollten Workflows radikal optimiert und unzufriedenstellende Prozesse gegebenenfalls neu aufgesetzt werden. Die Datenlage zu sondieren und strukturierte wie unstrukturierte Daten transparent zu erfassen, sollte zudem nicht vergessen werden. Denn auch das wirkt sich auf die Wahl der System-Lösung aus. Nicht zuletzt sind bestehende Tools und Systeme zu berücksichtigen, denn nur so ist es möglich, festzulegen, was die angestrebte Lösung überhaupt leisten können soll und wie der Bedarf an Schnittstellen aussieht.

Einmal eingestiegen in die Prozessautomatisierung, gilt es, beständig das Gesamtbild vor Augen zu haben, um strukturiert mit der Automatisierung voranschreiten zu können und reibungslose Abläufe zu schaffen.