Ein Self-Service-Portal ermöglicht es dem eigenen Personal und Kunden, von jedem Gerät und an jedem Ort eigenständig und zeitunabhängig auf die Services Ihres Unternehmens zuzugreifen. Direkt im Browser können über vordefinierte Abläufe Tickets mit minimalem Aufwand erstellt oder eine Wissensdatenbank unkompliziert durchsucht werden, sodass Anfragen schnell übermittelt oder Lösungen selbst gefunden werden können.
Über rollenbasierte Berechtigungen und Budgetgrenzen wird für Anwender eine individuell zugeschnittene Liste an Diensten definiert, auf die zugegriffen werden darf. Eine Webshop-Integration erweitert den Funktionsumfang des OMNITRACKER Self-Service Portals, sodass sich sowohl Dienstleistungen anfragen als auch Produkte bestellen lassen.
Alles Wichtige zum OMNITRACKER Self-Service Portal finden Sie kurz und bündig in unserem Factsheet.
Ihre Vorteile eines zentralen Service-Portals
Intuitive Bedienoberfläche
Das OMNITRACKER Self-Service Portal bündelt Kommunikationskanäle und dient somit als zentraler Anlaufpunkt für sämtliche Anliegen; so landet die Anfrage auf direktem Weg bei der zuständigen Fachkraft.
Schnelle Bearbeitung
Einfache Ticketformulare ermöglichen es, Störungen und Serviceanfragen detailliert zu beschreiben. Durch diese gezielte Informationsabfragen spart der Service-Desk Zeit bei der Fehlersuche und Bearbeitung.
Kosteneffizient zur Lösung
Durch standardisierte Workflows (nach BPMN 2.0) werden Tickets vom Service-Desk effizienter und mit höherer Qualität bearbeitet. Gleichzeitig wird die Anzahl der generierten Tickets reduziert, da Lösungen für häufig wiederkehrende Anfragen in einer Wissensdatenbank detailliert beschrieben sind.
Jederzeit mobil erreichbar
Ein webbasiertes Self-Service-Portal ist jederzeit zugänglich, auch außerhalb der Bürozeiten. Da die Bearbeitung und Zuweisung automatisch über Rollen gesteuert wird, gehen die Anfragen nicht verloren und landen direkt bei einem qualifizierten Service-Fachkraft.
Testen Sie die OMNITRACKER-Software und erkunden Sie die Vorteile eines Self-Service-Portals selbst.
Features des OMNITRACKER Self-Service Portals
Individuell angepasste Startseite
Je nach Aufgabenbereich und Nutzergruppe werden Endanwendern nur relevante Services angezeigt. Auch das Theme und die Funktionskacheln lassen sich ausblenden. Externe Logins für Partnerunternehmen oder Kund*innen sind möglich.
Transparente Service-Prozesse
Nutzende sehen auf einen Blick jederzeit alle Anfragen, also Incidents und Service-Requests. Das hilft dabei, alle laufenden Aufträge und offenen Aufgaben im Blick zu behalten. So können Verzögerungen und Fortschritte leicht nachvollzogen werden. Außerdem lassen sich dokumentierte Services zuverlässiger abrechnen.
Jederzeit und überall verfügbar
Self-Service-Portale sind unabhängig von Geschäftszeiten verfügbar. Der Zugriff kann via Web-Client von unterwegs über eine mobile Version erfolgen, die für die Darstellung auf dem Smartphone oder Tablet optimiert ist. Eine Installation und Wartung auf einzelnen Endgeräten ist hierbei nicht notwendig.
Das OMNITRACKER ITSM Center – Modular. Flexibel. Individuell.
Keine umständlichen und unrentablen Übergangslösungen mehr. Das ITSM Center ist eine nachhaltige Service-Management-Plattform mit modular erweiterbarem Funktionsumfang, die Ihre firmenweite IT-Architektur sinnvoll ergänzt. Mit der leistungsstarken ITSM-Software werden Routineaufgaben standardisiert bearbeitet, was zusätzlich eine Automatisierung ermöglicht. Kategorisieren Sie eingehende Tickets systematisch und weisen Sie sie automatisch der passenden Service-Fachkraft zu, um kosteneffizienter zu arbeiten.
Unternehmensprozesse automatisieren – OMNITRACKER BPMN
Mit dem internationalen Industriestandard für die digitale Prozessmodellierung BPMN können Sie Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe digital abbilden und automatisieren. Durch die standardisierte und klare Darstellung von Prozessen wird deren Abarbeitung beschleunigt. Außerdem erhalten alle Beteiligten dieselbe Vorstellung des Vorgangs.
Ziel dieser Prozessmodellierung mit BPMN ist die Automatisierung von Geschäftsprozessen, unabhängig davon, ob es reine IT-Abläufe sind oder sich auf Abteilungen außerhalb der IT beziehen. Informieren Sie beispielsweise Verantwortliche direkt über das Tool, wenn ihr Knowhow oder Entscheidungen benötigt werden, oder lassen Sie wiederkehrende administrative Aufgaben, wie das Anlegen eines Accounts (inklusive der Rechtevergabe), direkt von der Software abwickeln.
So viel Standard wie möglich – so individuell wie nötig
Kein Unternehmen gleicht dem anderen. Aus diesem Grund ist eine einfach anpassbare Softwarelösung essenziell, um effiziente Arbeitsabläufe digial abzubilden. Das OMNITRACKER Business Process Ecosystem lässt sich exakt auf Ihre Bedürfnisse zuschneiden und wächst dynamisch mit, sobald sich Ihr Anforderungsprofil ändert.
Nutzen Sie die Vorteile einer grenzenlos erweiterbaren Komplettlösung: Bewährte, frei konfigurierbare Standard-Applikationen, umfangreiche Schnittstellen und die Möglichkeit, eigene Applikationen in einer Low-Code-Umgebung für Ihr Business zu erstellen oder durch gezieltes Customizing anzupassen.
In nur 5 Schritten zu Ihrer Software-Lösung.
Stellen Sie uns eine individuelle Anfrage nach Ihrem Bedarf.Anwendungsbeispiele von Self-Service-Portalen
IT-Services (klassisches Ticketing)
Klassisches ITSM-Ticketing, bei dem Features auf dem Best-Practice-Framework ITIL®-basieren. Über Incidents (Störungsmeldungen), Serviceanfragen, Zugriffsrechte, Change-Requests und zahlreiche weitere ITIL®-konforme Funktionen werden IT-Services standardisiert, optimiert und effizient durchgeführt.
Single Point of Contact für alle Anliegen
Erleichtern Sie den Zugriff auf alle im Unternehmen vorhandenen Services und binden Sie über Schnittstellen alle Drittanbietertools unternehmensweit in Ihr Self-Service-Portal ein. Es entsteht ein „Single Point of Contact“, also eine zentrale Anlaufstelle für alle Serviceanfragen, Störungsmeldungen und Buchungen. Bei Bedarf werden auch Lieferanten- und Partnerunternehmen über limitierte Zugänge ermöglicht.
Wissensdatenbank (Knowledge-Base)
Über eine Wissensdatenbank stellen Sie systemisch Antworten auf häufig gestellte Anfragen zur Verfügung und entlasten so Ihren Service-Desk, da sich Nutzer die Antworten auf ihre Fragen und Probleme (ohne manuellem Aufwand des Service-Desks) selbst suchen können. Auch in Tickets kann auf entsprechende Artikel (Standardlösungen, How-to-Artikel) verwiesen werden.
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Stammdatenpflege |
Mit entsprechendem Customizing lassen sich neue Informationen zu Kunden, Partnerunternehmen oder Ihrem eigenem Personal, die über ein Self-Service-Portal erfasst werden, automatisiert in Ihre zentrale Stammdatenpflege übertragen. |
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Material- und Equipmentausgabe |
Sowohl beim Onboarding als auch im laufenden Betrieb benötigt Ihr Personal bestimmte Ausstattung in Form von Büromaterial, Arbeitsbekleidung (mit Firmenbranding, in der Richtungen Größe), elektronische Geräte oder Ausstattung des Arbeitsplatzes. Über ein Self-Service-Portal lässt sich die Beantragung, Ausgabe und Abrechnung leicht steuern und automatisieren. |
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Zugänge und Zugriffe steuern |
Erleichtern Sie die Formalitäten und die Ausgabe von Zugangskarten, Lizenzen und digitale Zugriffsrechte, indem Sie rollenbasierte elektronische Genehmigungs- und Berechtigungs-Workflows nutzen. |
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Cloudservices |
Steuern und verwalten Sie Cloudservices und stellen Sie diese cloudbasierte Dienstleistungen oder Datenbanken intern oder extern zur Verfügung. |
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HR-Services |
Arbeits- oder Zwischenzeugnis, Verlegung des Arbeitsplatzes oder Stellenwechsel mitteilen und die geplante Neubesetzung mit Anforderung der Skills hinterlegen – das sind alles Möglichkeiten, die Ihr Personalbüro als Service-Requests in einem Self-Service-Portal abbilden können. |
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Homeoffice- und Urlaubsanträge |
Erleichtern Sie die Abwicklung und Dokumentation von Formalitäten und stellen und genehmigen Sie Homeoffice-, Gleittag- und Urlaubsanträge digital mit nur wenigen Klicks. Buchungen in den entsprechenden Urlaubs- und Zeitkonten werden automatisch durchgeführt. |
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On-, Off- und Crossboarding |
Egal ob Neueinstellungen, Kündigung und Wechsel innerhalb der Organisation. Verknüpfen Sie diese Anlässe mit weiteren Services (Visitenkarten bestellen, Arbeitsplatz einrichten oder umziehen, Assetverwaltung in der CMDB, Berechtigungen vergeben oder entziehen etc.) für mehr Effizienz. |
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Dienstwagen und Dienstfahrrad |
Sie können über ein Self-Service-Portal auch Ihre Dienstfahrzeugflotte managen und beispielsweise den aktuellen Kilometerstand (mobil) eintragen, Reparaturen, Wartungen oder Reifenwechsel planen, die Hinweise zum Ende einer Leasingzeit proaktiv melden, firmenwagenrichtlinienkonforme Vorschläge für das neue zukünftige Auto unterbreiten usw. Selbstverständlich sind auch Reisekostenmeldungen und eine Verknüpfung mit Ihrem Abrechnungssystem möglich. |
| Leihgeräte, Reservierungen und Raumbuchungen |
Auch Buchungs- und Reservierungsprozesse sind ideal für dafür geeignet, über standardisierte Workflows abgewickelt zu werden. Firmenweit lässt sich so die Verteilung, Beantragung und Reservierung von Geräten, Räumen (beispielsweise Meetingräume für feste Zeiträume buchen) oder Mietwagen steuern. |
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Ausgelagerte Services |
Unternehmen arbeiten häufig mit externen Dienstleistungsunternehmen und Partnern zusammen. Um beim Outsourcing die Kommunikation und Verwaltung zu erleichtern, lassen sich freigegebene Services einfach und unkompliziert über ein Self-Service-Portal buchen. Einige Beispiele wären:
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Interessante Inhalte zu Self-Service-Portalen
Self-Service-Portal im B2B
Ein Self-Service-Portal (SSP) ermöglicht die selbstständige Nutzung Ihrer Unternehmens-Services durch Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten und Partner. Die Verfügbarkeit rund um die Uhr spielt dabei eine zentrale Rolle. Damit das Portal zum effektiven „Single Point of Contact“ (SPoC) werden kann, dürfen bestimmte Funktionen nicht fehlen.
Kundensegmentierung bei Services
Ein Service-Konzept für alle? Dabei werden viele Chancen liegengelassen. Denn Menschen und Unternehmen haben unterschiedliche Bedürfnisse. Dennoch lässt sich die Zielgruppe eines Produkts anhand von Merkmalen zusammenfassen. Wer seine Kunden in Cluster aufteilt, kann sich nicht nur mit dem richtigen Angebot an die richtigen Kunden wenden – sondern seinen gesamten Service verbessern.
11 Praxis-Tipps Formulargestaltung
Über sie werden Anfragen an den Service-Desk gestellt, Urlaube gebucht oder Risiken verwaltet: Formulare sind zentral bei der Implementierung und erleichtern den Arbeitsalltag in Self-Service-Portalen enorm. Lesen Sie hier, wie Sie mithilfe von UX-Design-Patterns und 11 einfachen Tipps Ihre Formulargestaltung aufs nächste Level heben.
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